E-Mail Policy
In sog. E-Mail Policys werden Verhaltensregeln in Umgang mit E-Mails festgelegt. Typische Inhalte von E-Mail Regelungen im Betrieb sind beispielsweise:
- Vermeidung von Spam
- Keine Kettenmails
- Weiterleitungsregeln
- Regeln für Bcc/Cc
- Sensibilisierung für Maleware
- Nutzung von VPN
- Umgang mit Dateianhängen
- Regeln zur E-Mail Verschlüsselung
Beliebte sind Abwesenheitsmeldungen, diese sollen aber keinen Hinweis auf den Grund der Abwesenheit der Beschäftigten geben. D.h. die Nachricht sollte nicht den Grund der Abwesenheit nennen also nicht Urlaub, Krankheit , Elternzeit etc. sondern nur die Information weiter geben, dass die Person bis zum Datum X nicht erreichbar ist und die E-Mail weitergeleitet oder eben nicht weitgeleitet und daher nicht bearbeitet wird und man sich daher in wichtigen Fällen an Y wenden soll.
Ein Verbot von Weiterleitung von E-Mails auf Privatadressen sollte zwar selbstverständlich sein, denn hier verlassen Unternehmensdaten sonst unkontrolliert das Unternehmen.
Nutzung von "CC" und "BCC"
Wird dabei eine Empfänger-Adresse in „BCC:“ eingetragen und versendet, ist diese Adresse nicht in der E-Mail-Liste vermerkt. D.h. die Empfänger können nicht sehen wer die E-Mail empfangen hat.
E-Mail-Adressen, welche in „An:“ und „CC:“ eingetragen wurden, sind hingegen in der E-Mail-Liste vermerkt und allen Empfängern der E-Mail sichtbar.
